如何快速整理工作流程(S.O.P.)?(組圖)
如何快速整理工作流程(S.O.P.)?(圖片來源:Adobestock)
如何快速整理出工作手冊?
帶領新人或他人快速上手,是身為職場資深人士的必備能力。
目前手上的工作能有代理人或備用人員處理的話,要請假、要升遷都會比較容易。一般情況下,多數人不喜歡擔任職務代理人的角色,畢竟要瞭解自己未從事的職務總要經過一番摸索,會使得自己的工作效率變差,這時心智圖就能派上用場了。
稍具規模的公司,為求工作品質一致,會建立一套工作手冊,讓不熟練該工作內容者能有所依循。一般來說,操作性事務較容易建立詳細且完整的標準作業流程(S.O.P.),換言之,容易建立S.O.P.的工作也是容易被機器人或人工智慧(A.I.)取代的工作。
往正面的角度思考,如果能把手上工作建立出S.O.P.,就有機會越快將這些低階作業流程外包給機器人或人工智慧或新人,讓自己晉級處理更高階的作業流程與承擔更大的責任。
近幾年許多新創公司,或有一定員工數的中小型企業,都希望自己的公司能像Google一樣成為一流企業,自己能成為求職者心中的幸福企業,希望能招攬到一流優秀人才。但員工不是機器人,會有情緒的變化,就算是一流優秀的人才也會有難以突破的撞牆期,這時Google主管們與部屬談的內容常常是「有什麼我可以幫你的?」「有什麼事情降低了你的工作效率」,而非「你達成了多少目標?」(註1)。
越快建立S.O.P.,就能越快將低階作業流程外包給機器人或人工智慧或新人,讓自己處理更高階的作業流程與承擔更大的責任。(圖片來源:Adobestock)
我發現一個現象,很多老闆都不在意的事實:越是一流優秀的人才,越不想浪費時間在處理跟目標無關的事情,這才是真正留住人才的關鍵。老闆要把「會降低A級人才的工作效率的事物拿掉」當成是最重要的事情。
老闆們務必要弄清楚,工作手冊屬於管理,並不屬於領導。管理與領導完全不同,但兩者都很重要。經理人是管理,把事做對。(註2)透過製作工作手冊,也能促進反思工作流程的合理性與必要性。
第一步:從最容易的任務下手
先從小單元開始,依照任務或設備,建立工作手冊。
這跟整理家務的道理是一樣的,先從一小塊地方(例如書桌)做起,不要從一整個空間(例如書房)開始整理,這樣你才不會覺得難度好高而放棄。一項任務或一項設備就畫成一張心智圖,即使這張心智圖上文字量很少也沒關係。
這跟整理家務的道理是一樣的,先從一小塊地方(例如書桌)做起,不要從一整個空間(例如書房)開始整理。(圖片來源:Adobestock)
註1:僕人式領導(Servant Leadership)由羅伯特.K.格林裡夫(Robert K.Greenleaf)提出,此類領導者以身作則,樂意成為僕人,以服侍來領導。
註2:美國管理大師華倫.班尼斯(Warren Bennis):「管理意味執行、完成、掌管、負責與處理⋯⋯經理人重行政,領導人重創新⋯⋯經理人以體制與架構為本,領導人以人為本⋯⋯經理人看得較短,領導人看得較長⋯⋯經理人接受現狀,領導人挑戰現狀⋯⋯結論是經理人把事情做對,領導人做對的事情。」
我自己的習慣是先從容易的、簡單的任務先下手。製作工作手冊對我來說,只是任務的彙整與記錄,低樂趣度的事情。
若從複雜的、困難的任務先下手,勢必花費不少時間而覺得一直處於未完成的狀態,這樣心情會不好。
就像是玩遊戲過關一樣,先從困難度低的關卡開始,這樣很容易就累積出自己每次都在前進的成就感。
第二步:整理手上所有的任務
開始彙整手上所有的任務或設備,畫出一張類似書籍大綱概念的心智圖。那麼剛剛第一步中所畫的那些心智圖,立即成為本圖的「mini mind map」(心智圖中的心智圖)了。
(圖片來源:采實文化提供)
每年都要進行一次的辦公室大掃除,可能都是由不同的人來進行,若是能建立一張大掃除後如何歸位的心智圖,那麼不管是誰來進行,都能快速完成。另外,若今年有需要微調之處,進行者也只要修改本張工作手冊心智圖即可。
第三步:定期整理工作手冊
可以每隔半年或每一年就重新思考一下,還有哪些部分需要刪與減,刪減過後才可以填寫新增的部分。
這樣做的原因是為了要避免我們大腦偷懶,一旦先新增,大腦就會覺得這張心智圖完成了(稟賦效應關係),就懶得再去思考還可以再減化哪些流程。
若工作手冊超過半年都完全沒有更新,表示我們不斷使用過去習慣在處理事情,大腦已經停止思考是否有精益求精的可能性了。
切記!所謂的「整理」,就是要「去蕪存菁」,不是把現有的東西重新排列喔。
本文整理、節錄自胡雅茹《極速解決工作難題的心智圖大全》一書,文章僅代表作者個人立場和觀點。由采實文化授權轉載,欲閱讀完整作品,歡迎參考原書。
責任編輯:皇輔 来源:采實文化
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