拒絕窮忙 職場成功的4大竅門(圖)
是否常覺得每天忙得焦頭爛額?每當忙碌的一天結束,在加州擔任高中部主任的索提諾,總是想不起來自己完成什麼工作,「我覺得自己大部分時間在滅火,沒有時間從事更多策略性和前瞻性的工作,為學校帶來更大的變化。」
索提諾決定到史丹佛大學參加研習營,學習如何簡化工作流程,不再浪費時間。
她學到如何更有效規劃時間、把分散注意力的事務減到最少;她還要求自己有條不紊完成工作,絕不拖延,同時定期清理電子信箱和辦公區。
想提高效率並不容易。在全球化下,競爭日益激烈、技術進步快得令人窒息,讓員工很難一面應付不斷增加的工作量,一面維持生活與工作的平衡。
幸好,專家說,稍微調整員工對工作的看法,可以大大提升工作效率。
一次只專注一項工作
先從決定重要工作下手,然後想辦法在一天裡擠出幾段不受打擾的工作時間。史丹佛大學2009年的研究指出,同時進行好幾件工作的效率,比不上專心在一件工作上。許多自詡能同時完成多項工作的人,往往無法過濾掉不相干的信息,結果是拖累工作表現。
篩選與回覆重要的電子郵件或訊息
安排特定時間檢查電子郵件和簡訊,不要一收到馬上讀。員工可以更改信箱設定,把老闆等重要發件人的來信標示為重要信件。試著從容回覆訊息。許多現代人習慣發出電子郵件或簡訊後立即得到響應,但這不僅不切實際,還往往事倍功半。
每個工作場所都有最偏好的溝通方式,卻不一定最有效率。改變會阻礙同事溝通的工具,如果不能用一封電子郵件溝通,不妨直接打電話、傳訊息或乾脆當面談。
決定優先工作事項
試著瞭解同事的工作內容,和他們的動機,這可能是許多辦公室衝突的起因。更重要的是瞭解頂頭上司做決定的動機。很多人會追隨同事的主流觀點看待老闆,但往往不正確。多瞭解老闆一些,往往能更容易「推銷」有利於部門或公司改變的措施。
和老闆一起決定優先處理哪些重要工作,刪去沒效率的工作。身為員工的你可能覺得這麼做很冒險,但積極一點會讓老闆留下深刻印象。
與同事合作可簡化工作流程
展開新工作之前要搞清楚指令,同時爭取上司和同事的關注。
如果覺得自己一個人無法處理某些事,不必硬著頭皮去做或為此焦慮難安。可以召集同事一起討論,讓同事變成支持團體。與同事合作有助於簡化工作流程。
来源:經濟日報
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