电梯简报不同于一般简报,最大的差别是必须在有限时间内,完成清楚的说明。(图片来源: Adobe stock图)
原来,有很多同仁的简报经常是长篇大论,开始五分钟后还没谈到重点。我们可以学习快速讲出重点的方法。请同仁拿着准备好的20分钟简报上台,并提出一个情境要求:
有一天你进入电梯,刚好主管也在里面。主管知道你下个星期要进行工作简报,因此要求你先快速报告重点让他了解。随着电梯往下,时间很快就过去了。现在你大约有90秒的时间,要把原本20分钟的简报浓缩成重点说出,这时你应该怎么做呢?
倒三角型叙述:快速、有重点、最清楚
电梯简报不同于一般简报,最大的差别是必须在有限时间内,完成清楚的说明。因此要采取倒三角型的叙述,先讲结论,接着重点摘要,最后才是内容说明。进行的方式大致如下:
1、先讲结论-10秒
电梯简报时间很短,可以先花十秒讲一下最大的重点,也就是最后的结论。以刚才的情况为例,可以先说:“下周的工作简报,我会说明如何透过新产品开发,达成年营收百分之二十的成长计划。”
2、重点摘要-20秒
等到结论讲完后,就可以接重点摘要,例如:“报告中,我会提到市场分析、新产品简介、行销规划以及效益分析这四大重点,让大家清楚我们的执行细节。”像这样的重点摘要,大概只需要花二十秒,就可以让主管清楚掌握整个简报的轮廓。
3、内容说明-60秒
前面的结论加上重点摘要,大概会花三十秒的时间,接下来的一分钟可以再回头,补充说明每一个阶段重点的内容,针对每一个重点进行内容概要的补充。例如:
“第一阶段市场分析,我们会分析目前市场整体的销售状况,并且说明一下消费者现有的需求,以及我们产品切入的角度…”
“第二阶段我们针对这次推出的新产品,做一份完整的功能及特色介绍,让大家了解产品的销售卖点…”“而在第三阶段行销规划,我们会……。”
记得!不要讲得太细,只要把最大的重点说出来即可。主管在听取电梯简报时,也不是要知道多深入的细节,只要能在最短的时间,让主管了解事情的全貌与最大重点即可。
对于实事求是的高阶主管而言,精准与有效率的谈话一向是成功表达的要诀。掌握倒三角诀窍,让你未来无预期遇见高阶主管,“只会想到机会,不再感到害怕”。
责任编辑:紫雨
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