善用金字塔原理 寫出有邏輯的文章(組圖)
善用金字塔原理,寫出有邏輯的文章。(圖片來源:Adobestock)
文字傳達的目的
目前為止我們已經認識了各種清理大腦及整理想法的方法,並且養成定期清理與整理的習慣後,接下來就輪到瞭解「如何表達想法」的方法了。想法終究還是要透過「語言」和「文字」來傳達。即便腦中有許多閃閃發亮的想法,但如果無法向其他人說明,也發揮不了作用。自我對話也是一樣,我們透過語言和自己對話,當想法被正確且有效地表達出來時,才算是完成。
我經常為了寫作坐在書桌前面,看著一閃一閃的游標,腦中卻一片空白,有時候就這樣過了好幾個小時。直到某一時刻,才突然體驗到手指會自動打字的魔法。當然,我的人生中並沒有太多次這種機會,就連專業作家也說寫作不容易。
更何況在日常生活中經歷到寫作困難的人,並不是只有專業作家。為了報考學校必須做出個人檔案的學生;在職場上必須撰寫企劃書、報告書等無數文書的上班族;想要創立新公司的創業者,有很多人都必須在短時間內寫出有效的文章。那麼,專業作家進行的寫作和不是作家的人進行的寫作有什麼不一樣呢?
寫作可分為兩大類:文學寫作和實用寫作。
文學寫作包含詩、小說、戲曲、隨筆等,實用寫作包含報導、專欄、評論、社論、報導資料、企劃書等。二者最重要的差異點是,文學寫作沒有邏輯也沒關係,但實用寫作如果沒有邏輯,文章的價值就會降低。
文學寫作是根據讀者的感受喚起各式各樣的情感,但是大部分的實用寫作是要向某人傳達明確的訊息;文學寫作是如果不是天生會寫,就會有侷限性,而實用寫作是只要努力任何人都可以寫得一樣好。
很多有寫作問題的人,都是在必須寫實用性文章的情況下,因為想要發揮文學寫作能力而產生困難。也就是要撰寫報告時,會認為使用精妙優美的文字才是好文章。在實用寫作上,好文章果真是由精妙優美的文字所組成的藝術性文章嗎?我相信,必定有人是以藝術的方式寫出有邏輯的文章,但是我們現在需要的能力是,寫出考慮到閱讀對象的「有邏輯的文章」。
畢竟實用寫作的主要目的是在於溝通。整理得一目瞭然的單頁報告書,比三十頁長篇大論的報告書還要好。用白話文寫成的文章比充滿艱澀專業用語的報告,更容易說服讀者。像這樣以寫作的目的為基礎來做分類的話,可分成「為了表達我而寫的文章」和「為了和對方溝通而寫的文章」。
這裡我聚焦的部分是「為了和對方溝通而寫的文章」。
寫作如同金字塔
麥肯錫第一位女性顧問芭芭拉.明托(Barbara Minto)的著作《金字塔原理》(The Minto Pyramid Principle)中,她推薦採用金字塔原理來寫文。所謂的金字塔原理,即在建構文章時「由上而下」針對一個主題來撰寫文章,這麼一來,就可以寫出有邏輯的內容,並且不會偏離主題。
金字塔原理的寫作範例
(采實文化提供)
透過垂直思考連結主題。垂直思考是藉由對主題拋出疑問找出有邏輯的答案。這個方法可以將六何法代入疑問後進行活用。還有,它可以藉由演繹推理、歸納推理,針對某個主題做出有邏輯的應對。此方法可以應用於所有文書上,還可以分成報告書、企劃書、計畫書等等。
像這樣用金字塔原理來建構文章,就可以將個人想要說的主張、目的放在頂端。而且因為是由相應的意見所組成,所以不管讀者是否同意作者的主張,都可以明確地知道主張的內容。不僅將邏輯樹用於尋找問題和解決對策,還將它用於扮演建構文章基本骨架的角色。
撰寫文章之前,必須先判斷我想寫的文章是,為了感動某人而寫的文學性文章,還是具有明確目的的實用性文章。接著依照同樣的思路,判斷這是為了表達我而寫的文章,還是為了和對方溝通而寫,然後試著以文章的主張為中心,用金字塔原則撰寫出來。這麼做之後,你將感覺到和盲目地撰寫文章時不一樣的文字流動。
本文整理、節錄自金炅祿《讓思緒清晰、工作有條理的大腦整理習慣:扔掉不必要的思緒,簡化整理每天的工作與生活》一書,文章僅代表作者個人立場和觀點。由采實文化授權轉載,欲閱讀完整作品,歡迎參考原書。
責任編輯:帝佐 来源:采實文化
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