正確對待時間 能夠逃脫「忙碌」的陷阱(圖)
正確對待時間,能夠逃脫「忙碌」的陷阱。(圖片來源:Adobe stock)
前幾天,我不知怎麼忽然讀起肯.布蘭查(Ken Blanchard)和史賓賽.強森(Spencer Johnson)合著的《全新一分鐘經理》(The New One-Minute Manager),我想這一定是有人在書籍出版時寄給我,而我因為出於拖延開始整理東西,在搖搖欲墜的成堆書山裡發現了它。
我想大多數人從這本長銷書學到的一大啟示就是,主管該找出下屬做得不錯的地方並稱讚他們,然後神奇的是,他們會因此有更多不錯的表現。
時間自由的企業主管
我倒是更注意兩位作者怎麼描述出色主管的行程表。有位年輕人想探究管理的祕訣,聽說有位高手很懂,於是「他滿心好奇,打給那位企業主管的助理,想知道能否約時間討教,沒想到助理立刻把電話轉給主管本人」。
年輕人詢問何時能登門拜訪,並認為那位主管一定忙得分身乏術,結果卻不是這樣,「那主管說:『這週每天都可以,只有週三上午不行。你選個時間吧!』」讀者當然會很好奇,為什麼他的時間這麼自由?
或許該問個更好的問題:要如何這麼自由?若只說一般上班族沒那麼輕鬆,未免還太過輕描淡寫了。我看過愈多時間紀錄,愈發覺「工作」和「開會安排」密不可分。
不少人每天要花六至八小時在見面開會或電話會議,負責多項專案的資深人員尤其如此,獨力進行的工作只能留到晚上或週末處理。至於有空思考的時間,上班期間根本免談。
然而,不是每個人的行程表都滿到爆。我與傑夫.希斯約訪談時間就見識到。
他從國小六年級開始思考行程規畫的技巧,讀過超多時間管理書籍,當初正是他把羅伯特.格魯丁的《時間與生活的藝術》推薦給我。
如今他任職於矩陣服務公司旗下的矩陣應用科技公司,公司業務是生產與販售石化儲存設備,他在奧克拉荷馬州的土爾沙(Tulsa)上班,但還負責首爾市郊的生產基地和雪梨辦事處,有三分之一的時間到處跑透透,帶領的員工橫跨多個時區。
他回答我一連串行程管理的提問,與我交換了電子信箱。我詢問能否通話訪談,並心想他也許會答應在幾週後的某天下午三點四十五分,與我進行短短十五分鐘的訪談。沒想到他竟跟我說:「我現在時間很空,不如妳提出幾個中意的時間吧!」
這又是一個「週三上午以外都行」的案例。在我們實際通話時,我忍不住發問,其他在美式企業工作的人,怎有辦法像他這麼有空?
他回答:「這主要是心態問題。我時間多得不得了嗎?唔,我的時間跟每個人一樣多。我想重點在於『怎麼看待時間』。」
正確對待時間 能夠逃脫「忙碌」的陷阱
在交談過程,我發現他看待時間的方式極為關鍵,他能夠逃脫「忙碌」的陷阱,不像很多人明明希望有時間沉澱,卻總是被行程給卡死。
第一,他真心相信時間很寶貴。不少人自稱相信此事,卻不像傑夫這般認真。他每次搭十四小時的班機去亞洲,一定會做好這十四小時的規畫:從頭到尾先想好,哪時該睡覺、該工作多久、該做好哪些事情、何時放鬆以養精蓄銳。
我搭過很多次飛機,看過很多人在其他情況下打死不願浪費完整的三小時(遑論十四小時),結果卻把時間花在跳著看電視節目上;明明花錢購買網路,卻連上新聞網閱讀某布魯克林女子為家中貓咪跟老媽吵架,甚至憤而行凶的報導。就連「高效能」人士也只是把時間花在回覆信件上,而不是做需要完整時間專心處理的事務。
不過說到底,他最大的祕訣是:「我喜歡行程表上有空白。」多數人雖然哀嘆時間不夠,卻並不喜歡有空白時間。
我們熱愛把事情列在行程表上,證明自己有在做事,或者像傑夫所說:「大家愛開會只是因為這樣可以顯得他們很忙碌,很有用,很能幹。」任何事只要記在行程表上,而且涉及別人,就自動搖身一變為超級重要─實際上重不重要則另當別論。
如果你想逼自己上健身房(跟教練約好早上七點見),看重行程表當然很好,但這種人性也有可想而知的後果。
現在想像一下,有對伴侶正在討論誰要留在家裡,等待水電工來處理那非修不可的水管破洞。那天上午要開三場會的一方會認為自己比較需要去公司,雖然另一方上午也必須解決公事上最重要的難題。
經常每天開六小時會的人可能會說只有兩場會議的日子「很輕鬆」,但對方或許沒排會議這類行程,其實仍有要緊事必須處理。
本文整理、節錄自《要忙,就忙得有意義》一書
責任編輯:皇輔 来源:采實文化
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