如何快速整理工作流程(S.O.P.)?(组图)

2020-11-15 18:19 作者: 胡雅茹

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如何快速整理工作流程(S.O.P.)?(图片来源:Adobestock)

如何快速整理出工作手册?

带领新人或他人快速上手,是身为职场资深人士的必备能力。

目前手上的工作能有代理人或备用人员处理的话,要请假、要升迁都会比较容易。一般情况下,多数人不喜欢担任职务代理人的角色,毕竟要了解自己未从事的职务总要经过一番摸索,会使得自己的工作效率变差,这时心智图就能派上用场了。

稍具规模的公司,为求工作品质一致,会建立一套工作手册,让不熟练该工作内容者能有所依循。一般来说,操作性事务较容易建立详细且完整的标准作业流程(S.O.P.),换言之,容易建立S.O.P.的工作也是容易被机器人或人工智能(A.I.)取代的工作。

往正面的角度思考,如果能把手上工作建立出S.O.P.,就有机会越快将这些低阶作业流程外包给机器人或人工智能或新人,让自己晋级处理更高阶的作业流程与承担更大的责任。

近几年许多新创公司,或有一定员工数的中小型企业,都希望自己的公司能像Google一样成为一流企业,自己能成为求职者心中的幸福企业,希望能招揽到一流优秀人才。但员工不是机器人,会有情绪的变化,就算是一流优秀的人才也会有难以突破的撞墙期,这时Google主管们与部属谈的内容常常是“有什么我可以帮你的?”“有什么事情降低了你的工作效率”,而非“你达成了多少目标?”(注1)

越快建立S.O.P.,就能越快将低阶作业流程外包给机器人或人工智能或新人,让自己处理更高阶的作业流程与承担更大的责任。
越快建立S.O.P.,就能越快将低阶作业流程外包给机器人或人工智能或新人,让自己处理更高阶的作业流程与承担更大的责任。(图片来源:Adobestock)

我发现一个现象,很多老板都不在意的事实:越是一流优秀的人才,越不想浪费时间在处理跟目标无关的事情,这才是真正留住人才的关键。老板要把“会降低A级人才的工作效率的事物拿掉”当成是最重要的事情。

老板们务必要弄清楚,工作手册属于管理,并不属于领导。管理与领导完全不同,但两者都很重要。经理人是管理,把事做对。(注2)透过制作工作手册,也能促进反思工作流程的合理性与必要性。

第一步:从最容易的任务下手

先从小单元开始,依照任务或设备,建立工作手册。

这跟整理家务的道理是一样的,先从一小块地方(例如书桌)做起,不要从一整个空间(例如书房)开始整理,这样你才不会觉得难度好高而放弃。一项任务或一项设备就画成一张心智图,即使这张心智图上文字量很少也没关系。

这跟整理家务的道理是一样的,先从一小块地方(例如书桌)做起,不要从一整个空间(例如书房)开始整理
这跟整理家务的道理是一样的,先从一小块地方(例如书桌)做起,不要从一整个空间(例如书房)开始整理。(图片来源:Adobestock)

注1仆人式领导(Servant Leadership)由罗伯特.K.格林里夫(Robert K.Greenleaf)提出,此类领导者以身作则,乐意成为仆人,以服侍来领导。

注2美国管理大师华伦.班尼斯(Warren Bennis):“管理意味执行、完成、掌管、负责与处理⋯⋯经理人重行政,领导人重创新⋯⋯经理人以体制与架构为本,领导人以人为本⋯⋯经理人看得较短,领导人看得较长⋯⋯经理人接受现状,领导人挑战现状⋯⋯结论是经理人把事情做对,领导人做对的事情。”

我自己的习惯是先从容易的、简单的任务先下手。制作工作手册对我来说,只是任务的汇整与记录,低乐趣度的事情。

若从复杂的、困难的任务先下手,势必花费不少时间而觉得一直处于未完成的状态,这样心情会不好。

就像是玩游戏过关一样,先从困难度低的关卡开始,这样很容易就累积出自己每次都在前进的成就感。

第二步:整理手上所有的任务

开始汇整手上所有的任务或设备,画出一张类似书籍大纲概念的心智图。那么刚刚第一步中所画的那些心智图,立即成为本图的“mini mind map”(心智图中的心智图)了。


(图片来源:采实文化提供)

每年都要进行一次的办公室大扫除,可能都是由不同的人来进行,若是能建立一张大扫除后如何归位的心智图,那么不管是谁来进行,都能快速完成。另外,若今年有需要微调之处,进行者也只要修改本张工作手册心智图即可。

第三步:定期整理工作手册

可以每隔半年或每一年就重新思考一下,还有哪些部分需要删与减,删减过后才可以填写新增的部分。

这样做的原因是为了要避免我们大脑偷懒,一旦先新增,大脑就会觉得这张心智图完成了(禀赋效应关系),就懒得再去思考还可以再减化哪些流程。

若工作手册超过半年都完全没有更新,表示我们不断使用过去习惯在处理事情,大脑已经停止思考是否有精益求精的可能性了。

切记!所谓的“整理”,就是要“去芜存菁”,不是把现有的东西重新排列喔。
 

本文整理、节录自胡雅茹《极速解决工作难题的心智图大全》一书,文章仅代表作者个人立场和观点。由采实文化授权转载,欲阅读完整作品,欢迎参考原书。

责任编辑:皇辅 来源:采实文化

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