5个提高生产力的秘诀(图)
5个提高生产力的秘诀。(图片来源:Adobestock)
提高生产力:要求自己准时下班
如果你要优先考量自我照顾,并在工作上设立界线,那你就需要确保在工作时间内效率很高。我们都听过、也经历过老格言或帕金森定律(Parkinson’s Law)所言,就是工作总要拖到最后时限才会完成。这尤其适用于你在做不喜欢的工作、地方和不喜欢的人共事的时候。
你讨厌自己工作的时候,很自然就会做一些事去拖延,不管是玩脸书、和同事聊八卦或是吃很久的午餐。但当你决定只花固定的时间工作,你就得明智地运用这段时间。上班的时候好好工作,这样你下班后才可以不用工作。
在刚开始的时候,你会发现,你知道自己得在特定的时间下班,那你就会更快完成工作,深夜加班会变成例外,而非常规。事先规划会有助于你提高工作效率。如果你买了表演票、要和朋友共进晚餐,或是已经缴了瑜伽课的费用,那你就更有可能为了能准时下班,变得非常有效率。
要做到如此,以下是我最喜欢的五个生产力秘诀:
1、把会议最小化
无数的调查和研究显示,会议不但浪费时间和金钱,还会影响生产力和幸福感。在我上一份公司的工作,一天安排七个小时的行程并不罕见,因此几乎不可能在上班的时候实际完成什么工作。
如果可以的话,我建议在目标和角色不明确的情况下拒绝开会,或是至少在参加之前厘清这些事项。问问自己是不是可以派团队的其他成员去,或是不是整个团队都受邀出席,那么参加会议才有意义。要是你就是那个发送会议邀请的罪魁祸首,那么请花点时间考量一下是不是发送电子邮件代替就可以了。如果不是,那么也许开会时间短一点、议程更紧凑一点,都能够减轻一些时间的负担。
2、保护自己的“黄金时间”
美国作家克雷格.巴兰坦(Craig Ballantyne)在他《完美日程安排》(The Perfect Day Formula)书中,把你的“黄金时间”定义为一天当中,你能够比其他任何时间多完成三倍工作量的时间。你可能已经知道是哪个时间点。我自认是晨型人,念大学的时候,从来没有整晚熬夜过。有考试或报告要交的时候,我不会用咖啡因替自己提神,而是晚上十点去睡觉,然后凌晨四点起床,才有清晰的脑力做事。
不管是哪时候,请尽最大的努力维护它,然后用它作为实际、专注的工作时间。我还在公司工作的时候,一周有三天的早上不能工作,因为那段时间必须安排开会。当然,有时候会有例外(甚至一周会有好几次),但毫无疑问地,是我能够主动、而非被动地掌握自己的行程,维护更多自己的时间。
3、减少分心干扰
研究显示,在你工作被打断之后,要再进入到状态,需要花费十一到二十五分钟的时间。难怪我们会整日忙碌,到了应该下班的时间,却什么也没做完。我发现在工作时,把会令你分心的因素降到最低,可以提高工作效率,并减少工作时间。
这对你来说可能代表,你需要关掉电脑上Outlook电子邮件的弹跳通知、在特定时间检视电子邮件(例如早起第一时间、午餐前,以及下班前),以及把手机正面朝下摆放,或是设定为飞行模式。如果你是在开放式的办公室里工作,同事常常停下来提问或聊天,那你可以找找看有没有其他能够工作的地点。我遇到这个问题的时候,发现带着笔记型电脑到会议室或自助餐厅去,是把握专注、不受打扰时间的好方法。
4、分批处理任务
与被打断后,要再回到工作状态类似,一心多用地处理工作项目,也会让你缺乏效率。所以才出现了把类似的活动安排在一起、分批处理任务的方式。当你列出周六早上要执行的所有差事,或拨出几个小时的时间打扫家里的时候,你已经在私人时间做到了分批处理。根据你的工作类型,这可能代表安排几个小时或甚至一整天的时间完成类似的任务,比如写作、打电话、管理职责等等。
5、休息小憩
我看过报导,美国人平均的专注时间是八秒钟,比金鱼还要短。但我们却得坐在办公桌前,连续工作八、十、十二个小时,你很难每隔几秒、几分钟就休息一下。研究显示,每五十到九十分钟起来伸展、走一走,有助于提高生产力。设定计时器实验看看,看看哪种方法对你有效。我发现,只要知道快要休息了,就能够激励我保持专注,完成更多工作。
本文整理、节录自克莉丝坦.扎沃(Kristen J. Zavo)《我只是好好生活,工作竟然变顺了》一书,文章仅代表作者个人立场和观点。由采实文化授权转载,欲阅读完整作品,欢迎参考原书。
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